หลายคนคุ้นเคยกับการส่งพัสดุภายในประเทศเป็นอย่างดี เนื่องด้วยเป็นบริษัทขายสินค้าที่ต้องส่งสินค้าเป็นประจำ ขั้นตอนการส่งพัสดุภายในประเทศนั้นไม่ยุ่งยาก แค่เพียงแพ็คของใส่กล่องใส่ซองให้แน่นหนา เพื่อป้องกันความเสียหาย จ่าหน้าซองถึงปลายทางและกรอกชื่อที่อยู่ผู้ส่ง พร้อมยื่นบัตรประชาชนยืนยันตัวตน ก็สามารถส่งของได้เลยทันที แต่การส่งพัสดุเพื่อส่งสินค้าไปต่างประเทศนั้นยากกว่า เทียบไม่ได้เลยกับการส่งพัสดุภายในประเทศ แต่จะยุ่งยากที่ขั้นตอนไหนและจำเป็นต้องใช้เอกสารอะไรบ้าง เราตามไปดูพร้อม ๆ กันเลย

Airway Bill  

การส่งพัสดุไปต่างประเทศผ่านทางเครื่องบิน จำเป็นต้องมีเอกสารตัวนี้ ไม่ว่าสิ่งของหรือสินค้าที่คุณจะส่งไปนั้น จะเป็นเอกสารเพียงไม่กี่แผ่นหรือจะเป็นสิ่งของที่ถูกแพ็คไว้ในกล่องเล็กใหญ่ก็ตาม โดยต้องกรอกข้อมูลให้ครบถ้วน ซึ่งโดยมากก็จะมีข้อมูลเกี่ยวกับชื่อที่อยู่เบอร์โทรของผู้ส่งและผู้รับ รวมถึง Air Waybill No. ที่สามารถเอาไว้ติดตามสถานะการขนส่งได้

Commercial Invoice  

แม้ว่าการส่งเอกสารไปต่างประเทศจะไม่ใช้เอกสารตัวนี้ แต่สำหรับการส่งพัสดุสิ่งของไปยังต่างประเทศ ไม่ว่าปลายทางจะเป็นประเทศใดก็ตาม จำเป็นต้องทำ Commercial Invoice แนบส่งไปพร้อมกับกล่องพัสดุด้วยทุกครั้ง ซึ่งโดยทั่วไปจะเผื่อไว้ 3 - 4 ฉบับ โดยข้อมูลที่ระบุใน Commercial Invoice นอกจากจะมีชื่อที่อยู่เบอร์โทรของผู้ส่งและผู้รับแล้ว ยังต้องกรอกข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งของที่อยู่ในกล่องอีกด้วย ว่าเป็นสิ่งของชนิดไหน , มีจำนวนเท่าไร , น้ำหนักประมาณเท่าไร , แต่ละชิ้นมีมูลค่าเท่าไร , มีที่มาจากประเทศไหน , รวมมูลค่าแล้วเป็นทั้งหมดเท่าไร เป็นต้น โดยเอกสารตัวนี้จะทำหน้าที่ที่ศุลกากรปลายทาง เนื่องจากทางศุลกากรจะพิจารณาการจ่ายพัสดุออกจากข้อมูลในเอกสารตัวนี้ นั่นหมายความว่า หากศุลกากรปลายทางติดขัดในรายละเอียดที่กรอกไป ลูกค้าที่รอรับสินค้าของเราอยู่ ก็อาจไม่ได้รับสินค้าอย่างราบรื่นเหมือนที่คาดไว้ในตอนแรก เอกสารตัวนี้จึงเป็นเอกสารสำคัญที่จะช่วยเบิกทางให้กับสินค้าของเราผ่านไปถึงมือลูกค้านั่นเอง

shutterstock_150341051

สัญญาขาย  

ในกรณีที่มีสัญญาขาย ควรแนบไปกับพัสดุที่ส่งไปต่างประเทศด้วย เนื่องจากในสัญญาขายจะกำหนดข้อกำหนดการรับส่งสินค้าเอาไว้แล้ว แต่ในกรณีที่ไม่มีสัญญาขาย ต้องระบุข้อกำหนดการรับส่งสินค้าไปใน Commercial Invoice ด้วยเช่นกัน ซึ่งข้อกำหนดการรับส่งสินค้าที่ใช้กันโดยทั่วไปจะมีด้วยกันสามแบบ ได้แก่ EXW (ผู้ซื้อจ่ายค่าขนส่งและค่าภาษี) , DAP (ผู้ขายจ่ายค่าขนส่ง ผู้ซื้อจ่ายค่าภาษี) และ DDP (ผู้ขายจ่ายค่าขนส่งและภาษี)

เอกสารอื่น ๆ ที่จำเป็น กำหนดตามประเภทสินค้า  

ในกรณีที่ประเภทสินค้าของคุณไม่ถูกกำหนดให้เป็นสินค้าที่ต้องใช้เอกสารกำกับเพิ่มเติม ก็อาจส่งพัสดุออกไปยังต่างประเทศได้โดยใช้เพียงเอกสารตามข้างต้น แต่หากสินค้าของคุณอยู่ในประเภทที่ต้องใช้เอกสารเพิ่มเติม อย่างเช่น หนังสือรับรองที่มาของสินค้าหรือใบสั่งแพทย์ ก็ต้องแนบเอกสารเหล่านี้ไปด้วย ไม่เช่นนั้นการนำออกจากศุลกากรที่ประเทศปลายทาง ก็อาจกลายเป็นเรื่องยุ่งยากขึ้นมาได้

แม้ว่าที่ยกมาจะใช้เอกสารเพียง 3 - 4 รายการ แต่ในรายละเอียดของแต่ละประเภทสินค้า ก็ยังมีเอกสารอื่น ๆ ที่จำเป็นต้องใช้แตกต่างกันออกไป หากต้องทำด้วยตนเองทั้งหมด ก็ถือว่ายุ่งยากและเสียเวลามากพอสมควรเลยทีเดียว แต่สำหรับท่านใดที่ต้องการตัวช่วย ก็ยังมีบริษัทขนส่งหรือบริษัทชิปปิ้งที่พร้อมให้คำแนะนำและเป็นผู้ช่วยที่ดีอยู่เช่นเดียวกัน ด้วยความชำนาญและประสบการณ์ในสายงาน จะช่วยให้การส่งสินค้าราบรื่นกว่าทำด้วยตนเองอย่างแน่นอน